A gestão de compras, aliada ao controle de estoque, tem um grande impacto nos resultados da empresa. Entenda!
A gestão de compras tem um papel fundamental para a empresa, especialmente por impactar as rotinas de outras áreas, como financeira e estoques. Por isso, ela precisa ser planejada e executada com bastante critério.
Quando falamos de revendedores, isso é ainda mais especial. Afinal, ele faz a ponte entre a indústria, lojas e os clientes finais.
Neste artigo, explicamos detalhadamente o que é e como fazer uma gestão de compras e estoques ainda mais eficiente na sua empresa. Confira!
O que é gestão de compras?
A gestão de compras é a área responsável por fazer o planejamento, a organização e o controle de todas as compras que são realizadas em uma empresa. Isso envolve desde o processo de cotações até o acompanhamento do recebimento do pedido.
Devido a isso, ela está em constante contato com fornecedores e precisa ter uma boa comunicação com outros setores, como vendas e logística (na parte de estoques e de transporte).
Qual é a importância da gestão de compras para revendedores?
Os revendedores são o elo da cadeia de suprimentos responsável por fazer os produtos chegarem até os clientes. Então, ele precisa fazer um bom acompanhamento da demanda do mercado e ter um planejamento eficiente para acionar os fornecedores no momento certo, com as quantidades adequadas.
Ao mesmo tempo em que ele tem que evitar a falta de produtos nas prateleiras, ele precisa encontrar o equilíbrio para evitar os excessos no estoque — o que eleva os custos operacionais da empresa e, consequentemente, diminui a lucratividade.
Tudo isso vale para atacado e varejo, claro que guardadas as devidas proporções de cada operação.
Como fazer uma gestão mais eficiente?
Existem várias ações que podem ser adotadas para tornar a gestão de compras ainda mais eficiente, alcançar resultados mais satisfatórios e impulsionar os negócios. Nos tópicos a seguir, mostramos as principais delas.
Registrar corretamente o fluxo de produtos
Essa é uma tarefa para realizar em conjunto com a gestão do armazém, considerando os diferentes tipos de estoque. Ao criar um histórico das movimentações, é possível fazer uma previsão de demanda mais acertada, inclusive em períodos sazonais.
Com isso, o setor de compras consegue identificar quando é o momento certo de acionar os fornecedores para fazer a reposição dos itens. O objetivo, como dito acima, é evitar faltas e excessos dos produtos no armazém.
Sanear a base de cadastro
É de suma importância que o cadastro dos produtos obedeçam a um padrão, tanto de código quanto de descrição e categoria. É assim que se organiza a base de dados e se evita problemas com duplicidades — que, mais tarde, podem levar a erros de análises.
Portanto, se você utiliza uma planilha ou um sistema de gestão, certifique-se de que a base de cadastro está devidamente padronizada.
Fazer um planejamento de compras
É claro que algumas circunstâncias podem se alterar no dia a dia (afinal, imprevistos acontecem, não é?). Contudo, a previsão de demanda, o fluxo do estoque e o monitoramento do mercado já dão uma base forte para criar o planejamento de compras.
Isso deixa a rotina mais bem estruturada e permite até mesmo ter um relacionamento mais próximo com os fornecedores, que também terão uma previsibilidade maior quanto à demanda. É um ganha-ganha.
Investir em tecnologia
O investimento em tecnologia é um ponto importante, já que ela contribui para tornar os processos mais ágeis e menos suscetíveis a erros. Além disso, também ajuda a gerar relatórios importantes para os processos decisórios na empresa.
Como estamos ressaltando a importância da comunicação entre setores, o ideal é contar com um sistema de gestão integrado, como um ERP. Dessa forma, as informações podem ser trocadas de forma automatizada, com mais rapidez e precisão.
Aliás, se a ideia é abraçar a transformação digital e migrar para o varejo 4.0, por exemplo, a tecnologia se torna ainda mais indispensável.
Então, esse é o momento para aprimorar o seu modelo de negócios, especialmente na parte em que a tecnologia deixa de ser apenas um suporte na rotina para ter um papel mais estratégico.
Fazer dos fornecedores verdadeiros parceiros de negócio
E por falar em relação com fornecedores, nada melhor que transformá-los em grandes parceiros de negócios. Ter uma proximidade maior e compartilhar informações sobre processos relevantes é uma estratégia que pode trazer muitos ganhos para a empresa.
Além de ele já conhecer a sua demanda, ele pode ajudar a prever possíveis problemas no mercado, lidar com situações inesperadas e até mesmo antecipar pedidos, caso você receba alguma solicitação com quantidades inesperadas.
Outra grande vantagem disso é o aumento do nível de confiabilidade da sua cadeia de suprimentos, já que as partes envolvidas atuam buscando o máximo de eficiência possível — ao mesmo tempo que visa satisfazer os clientes finais.
Quais cuidados são necessários com a gestão de compras e estoques?
Até aqui, você viu como a gestão de compras é importante e como ela pode se tornar ainda mais eficiente, certo? Contudo, ainda queremos ressaltar alguns cuidados que não podem faltar no dia a dia. Veja quais são eles a seguir.
Manter um planejamento eficiente
Não deixe de ter um planejamento e muito menos de monitorá-lo ao longo do tempo. Depois de determinado período, pode ser que alguns pontos já não façam muito sentido. Pode ser o perfil de consumidor que mudou, a entrada de um novo player no mercado ou simplesmente a criação de novas metas.
Nesse caso, é momento de conversar com os envolvidos e avaliar quais mudanças precisam ser feitas para que o plano faça sentido com base na nova realidade da empresa. Isso é melhor que seguir diretrizes desatualizadas e que não acompanham o contexto do negócio.
Promover maior integração com outros setores
Temos que reforçar esse ponto, pois ele é essencial para uma boa gestão. O setor de compras depende diretamente da rotina e da informação de outras áreas. Veja alguns exemplos:
- Comercial pode ajudar a estimar e criar uma previsão de demanda com base no histórico de vendas;
- Estoque sinaliza o ponto de re-suprimento, possíveis faltas e até mesmo o excesso de itens disponíveis. Assim, ambos setores podem entrar em um consenso do volume ideal para as próximas aquisições;
- Transportes aponta a disponibilidade e periodicidade dos envios para os clientes, o que ajuda os setores a balizarem suas atividades ou a identificar a necessidade de mais investimentos.
Tudo isso sem contar a integração com os fornecedores, que também ajuda a tornar os processos mais eficazes e a gerar insights importantes para as operações.
Escolher bons fornecedores
Essa dica parece meio óbvia, mas precisa ser registrada. Por mais que o custo seja um ponto importantíssimo na hora de escolher um novo fornecedor, o recomendado é que ele não seja usado para bater o martelo na contratação.
Isso porque nem sempre o mais caro vai ser o que tem a melhor qualidade do mercado, assim como o mais barato não é, necessariamente, o pior. O que fazer nesses casos, então?
Nossa dica é priorizar o custo-benefício. Bons fornecedores são aqueles que fornecem um preço justo por um produto com qualidade satisfatória. Eles também estão focados em criar uma relação de ganha-ganha. É aí que eles serão os melhores parceiros de negócios para a sua empresa.
Como você viu, a gestão de compras é uma peça essencial para o sucesso da sua empresa — e também para a cadeia de suprimentos na qual ela está inserida. Uma administração eficiente pode ajudar a otimizar os custos operacionais, melhorar a lucratividade e ainda manter os clientes satisfeitos.
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